Перейти до вмісту
Полуниця Горіх Банан Яблуко Авокадо Лохина Терен Чорниця Виноград Малина Какао Бузина
Полуниця Горіх Банан Яблуко Авокадо Лохина Терен Чорниця Виноград Малина Какао Бузина

Шановні гості, від вас приховано наш чат, та ваш доступ до форуму обмежений переглядом п'яти тем! Щоб отримати повний доступ до всіх можливостей нашої спільноти, пройдіть просту реєстрацію, та увійдіть під вашим обліковим записом.

Notariatka

Правила ведення нотаріального діловодства

Recommended Posts

Notariatka    1 311

I. Загальні положення

 

     1.1. Правила нотаріального діловодства:

  1. встановлюють порядок документування нотаріальної діяльності та зберігання архіву і визначають порядок організації роботи з документами в державних нотаріальних конторах, державних нотаріальних архівах, приватними нотаріусами;

  2. визначають порядок організації роботи з документами в державних нотаріальних конторах, державних нотаріальних архівах, приватними нотаріусами;

  3. встановлюють порядок документування нотаріальної діяльності та зберігання архіву і визначають порядок організації роботи з документами.

     

    1.2. Діловодство ведеться:

  1. українською мовою або мовою, яку розуміє особа, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії;

  2. українською мовою;

  3. державною мовою.

     

Поділитися повідомленням


Посилання на повідомлення
Поділитися на інших сайтах
Notariatka    1 311

II. Діловодство контори, архіву, приватного нотаріуса

 

       2.1. Організаційно-розпорядчі документи конторою, архівом, приватним нотаріусом ведуться з дотриманням вимог:

  1. Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153 (зі змінами) та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348 (зі змінами).

  2. Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348 (зі змінами), ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів".

  3. Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153 (зі змінами) та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348 (зі змінами), ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів".

     

    2.2. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом:

  1. здійснюється за загальними правилами ведення нотаріального діловодства із дотриманням ст.8 Закону України Про нотаріат”;

  2. визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 № 1893 (із змінами);

  3. в державних нотаріальних конторах, державних нотаріальних архівах, приватними нотаріусами окремо чинним законодавством не передбачено.

    2.3. Нотаріальне діловодство регулюється:

  1. Законом України "Про нотаріат";

  2. Правилами ведення нотаріального діловодства;

  3. Законом України "Про нотаріат", Правилами ведення нотаріального діловодства.

     

    2.4. Невід'ємною складовою нотаріального діловодства та документаційного забезпечення нотаріального процесу є:

  1. використання даних державних реєстрів інформаційної системи Міністерства юстиції України;

  2. спеціальні бланки нотаріальних документів, що використовуються нотаріусами виключно під час вчинення нотаріальних дій;

  3. використання нотаріусами під час вчинення нотаріальних дій інформації, що міститься в Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно та Реєстрі прав власності на нерухоме майно, Державному реєстрі іпотек, Єдиному реєстрі заборон відчуження об’єктів нерухомого майна, Державному реєстрі обтяжень рухомого майна, Спадковому реєстрі, Єдиному реєстрі довіреностей, тощо.

     

    2.5. Постачання, витрачання, зберігання, організація обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітування про їх використання здійснюються згідно з:

  1. Порядком витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05.08.2009 № 812, іншими нормативно-правовими актами;

  2. Правилами ведення нотаріального діловодства, іншими нормативно-правовими актами;

  3. Порядком витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05.08.2009 № 812.

     

    2.6. Нотаріальне діловодство включає:

  1. ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій відповідно до вимог порядку, установленого Мін'юстом, книг, журналів реєстрації (обліку), передбачених номенклатурою, у яких реєструються нотаріальні документи і документи, на підставі яких вчиняються нотаріальні дії; зберігання, облік, видачу і використання нотаріальних документів і документів, на підставі яких вчинені нотаріальні дії; складання, оформлення, реєстрацію, облік і виконання конторою, архівом, приватним нотаріусом документів по витребовуванню і наданню відомостей і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії, у тому числі передбачених міжнародними договорами, у зв'язку з наданням правової допомоги; реєстрацію, облік, зберігання та передачу конторою, архівом, приватним нотаріусом довідок, документів і відомостей про вчинені нотаріальні дії, у тому числі відомостей, переданих до органів державної податкової служби про посвідчені договори, видані свідоцтва про право на спадщину тощо; тимчасове зберігання документів у конторі, у приватного нотаріуса та їх підготовку для передавання до державного нотаріального архіву;

  2. ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій відповідно до вимог порядку, установленого Мін'юстом, книг, журналів реєстрації (обліку), передбачених номенклатурою, у яких реєструються нотаріальні документи і документи, на підставі яких вчиняються нотаріальні дії; складання, оформлення, реєстрацію, облік і виконання конторою, архівом, приватним нотаріусом документів по витребовуванню і наданню відомостей і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії, у тому числі передбачених міжнародними договорами, у зв'язку з наданням правової допомоги; реєстрацію, облік, зберігання та передачу конторою, архівом, приватним нотаріусом довідок, документів і відомостей про вчинені нотаріальні дії, у тому числі відомостей, переданих до органів державної податкової служби про посвідчені договори, видані свідоцтва про право на спадщину тощо; розгляд звернень фізичних та юридичних осіб з питань вчинення нотаріальних дій у строки, визначені законодавством; тимчасове зберігання документів у конторі, у приватного нотаріуса та їх підготовку для передавання до державного нотаріального архіву;

  3. ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій відповідно до вимог порядку, установленого Мін'юстом, книг, журналів реєстрації (обліку), передбачених номенклатурою, у яких реєструються нотаріальні документи і документи, на підставі яких вчиняються нотаріальні дії; зберігання, облік, видачу і використання нотаріальних документів і документів, на підставі яких вчинені нотаріальні дії; складання, оформлення, реєстрацію, облік і виконання конторою, архівом, приватним нотаріусом документів по витребовуванню і наданню відомостей і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії, у тому числі передбачених міжнародними договорами, у зв'язку з наданням правової допомоги; реєстрацію, облік, зберігання та передачу конторою, архівом, приватним нотаріусом довідок, документів і відомостей про вчинені нотаріальні дії, у тому числі відомостей, переданих до органів державної податкової служби про посвідчені договори, видані свідоцтва про право на спадщину тощо; розгляд звернень фізичних та юридичних осіб з питань вчинення нотаріальних дій у строки, визначені законодавством; тимчасове зберігання документів у конторі, у приватного нотаріуса та їх підготовку для передавання до державного нотаріального архіву.

     

Поділитися повідомленням


Посилання на повідомлення
Поділитися на інших сайтах
Notariatka    1 311

III. Відповідальність за організацію діловодства та архіву

 

      3.1. Відповідальними за організацію загального і нотаріального діловодства та архіву у конторі, архіві є

  1. завідувачі;

  2. нотаріуси, які вчиняють нотаріальні дії;

  3. особи, відповідальні за ведення нотаріального діловодства.

     

    3.2. Завідувач контори, архіву:

  1. призначає особу, відповідальну за ведення нотаріального діловодства;

  2. призначає особу, відповідальну за ведення нотаріального діловодства, про що видається відповідний наказ;

  3. самостійно відповідає за ведення нотаріального діловодства.

     

    3.3. В односкладовій державній нотаріальній конторі відповідальним за організацію діловодства та архіву є:

  1. особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства;

  2. діловод державної нотаріальної контори, про що видається відповідний наказ;

  3. завідувач державної нотаріальної контори.

     

    3.4. У багатоскладовій державній нотаріальній контори, державному нотаріальному архіві відповідальними за додержання порядку ведення, користування та зберігання реєстрів, книг обліку, журналів, у яких реєструються нотаріальні документи та документи, на підставі яких вчинені нотаріальні дії, а також за нотаріальні документи, що знаходяться у їх провадженні є:

  1. державні нотаріуси;

  2. особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства;

  3. завідувач державної нотаріальної контори.

     

    3.5. У разі втрати документів нотаріального діловодства:

  1. завідувач повинен негайно доповісти начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі для вжиття необхідних заходів;

  2. особа, відповідальна за організацію діловодства та архіву, повинна негайно доповісти завідувачу контори, архіву, який у свою чергу повідомляє начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальників головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі для вжиття необхідних заходів;

  3. особа, відповідальна за організацію діловодства та архіву, повинна негайно доповісти начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі для вжиття необхідних заходів;

     

    3.6. Відповідальним за організацію діловодства та архіву при здійсненні приватним нотаріусом нотаріальної діяльності, у тому числі володіння, користування реєстрами, книгами обліку, журналами, в яких реєструються нотаріальні документи та документи, на підставі яких вчинені нотаріальні дії, та їх ведення, а також за нотаріальні документи, що знаходяться у його провадженні, є

  1. нотаріус.

  2. особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства;

  3. помічник нотаріуса, на якого, відповідно до наказу, покладено такі обов’язки.

     

    3.7. Приватний нотаріус:

  1. не може покласти організацію діловодства та архіву на іншу особу;

  2. може покласти організацію діловодства та архіву на іншу особу;

  3. може покласти організацію діловодства та архіву на особу, яка перебуває з ним у трудових відносинах.

     

    3.8. У разі втрати документів нотаріального діловодства приватний нотаріус повинен:

  1. на протязі 3-х днів доповісти начальнику управління юстиції та вжити необхідних заходів для розшуку чи відновлення втрачених документів.

  2. негайно доповісти начальнику управління юстиції та вжити необхідних заходів для розшуку чи відновлення втрачених документів.

  3. доповісти начальнику управління юстиції та вжити необхідних заходів для розшуку чи відновлення втрачених документів.

Поділитися повідомленням


Посилання на повідомлення
Поділитися на інших сайтах
Notariatka    1 311

IV. Порядок приймання - передавання документів нотаріального діловодства у разі зміни завідувача контори чи особи, відповідальної за ведення діловодства, заміщення (зупинення нотаріальної діяльності) приватного нотаріуса

 

     4.1. При звільненні або переході на іншу роботу державного нотаріуса чи особи, на яку покладено організацію діловодства та архіву в конторі, справи і документи, що знаходяться в діловодстві, передаються:

  1. особі, яка приймає документи;

  2. іншому державному нотаріусу чи особі, на яку покладено організацію діловодства та архіву в конторі;

  3. іншій особі, на яку покладено організацію діловодства та архіву в конторі.

     

    4.2. Для приймання-передавання документів діловодства контори:

  1. наказом начальника управління юстиції призначається комісія у складі трьох осіб, яка перевіряє наявність і стан документів, про що складається акт приймання-передавання;

  2. наказом завідувача контори призначається комісія у складі пяти осіб, яка перевіряє наявність і стан документів;

  3. наказом завідувача контори призначається комісія у складі трьох осіб, яка перевіряє наявність і стан документів, про що складається акт приймання-передавання;

     

    4.3. Акт приймання-передавання документів діловодства підписується:

  1. членами комісії, особою, яка здає, і особою, яка приймає документи діловодства, і затверджується завідувачем контори;

  2. членами комісії і затверджується завідувачем контори;

  3. членами комісії, особою, яка здає, і особою, яка приймає документи діловодства, і затверджується начальником управління юстиції.

     

    4.4. При звільненні (у разі смерті) або переході на іншу роботу завідувача контори для приймання-передавання документів діловодства:

  1. наказом завідувача контори призначається комісія у складі не менше трьох осіб, у тому числі представник державного нотаріального архіву;

  2. наказом начальника управління юстиції призначається комісія у складі пяти осіб, у тому числі представник державного нотаріального архіву;

  3. наказом начальника управління юстиції призначається комісія у складі не менше трьох осіб, у тому числі представник державного нотаріального архіву;

     

    4.5. Під час приймання-передавання документів діловодства перевіряються:

  1. наявність і стан справ (нарядів) постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання; наявність і стан облікових документів та довідкового апарату до справ (нарядів); стан і умови зберігання документів;

  2. наявність печаток і штампів, якими користуються нотаріуси; наявність і стан матеріально-технічного обладнання та інвентарю;

  3. дотримання порядку зберігання, витрачання та звітності спеціальних бланків нотаріальних документів та бланків документів інформаційної системи;

  4. всі відповіді правильні.

     

    4.6. Під час приймання-передавання документів діловодства перевіряється:

  1. кількість документів, що знаходяться у поточному діловодстві, та кількість документів, що зберігаються у конторі, у тому числі кількість документів загального та нотаріального діловодства, що передані до державного нотаріального архіву, а також обліково-довідкового апарату до них, про що зазначається окремим розділом в акті приймання-передавання документів нотаріального діловодства;

  2. кількість документів, що знаходяться у поточному діловодстві, та кількість документів, що зберігаються у конторі, а також обліково-довідкового апарату до них, про що зазначається окремим розділом в акті приймання-передавання документів нотаріального діловодства;

  3. кількість документів, що знаходяться у поточному діловодстві, та кількість документів, що зберігаються у конторі, у тому числі кількість документів загального та нотаріального діловодства, що передані до державного нотаріального архіву.

     

    4.7. Акт приймання-передавання документів нотаріального діловодства при зміні завідувача державної нотаріальної контори підписується:

  1. членами комісії, завідувачем і особою, яка приймає документи діловодства;

  2. членами комісії, завідувачем і особою, яка приймає документи діловодства, та затверджується начальником управління юстиції;

  3. членами комісії і завідувачем та затверджується начальником управління юстиції;

     

    4.8. У разі виявлення нестачі документів діловодства:

  1. завідувач складає акт і негайно повідомляє начальника управління юстиції для вжиття невідкладних заходів щодо розшуку документів діловодства та майна контори;

  2. особа, на яку покладено організацію діловодства та архіву в конторі складає акт і негайно повідомляє начальника управління юстиції для вжиття невідкладних заходів щодо розшуку документів діловодства та майна контори;

  3. комісія складає акт і негайно повідомляє начальника управління юстиції для вжиття невідкладних заходів щодо розшуку документів діловодства та майна контори;

     

    4.9. Якщо контора ліквідовується: